Gouvernance des renseignements personnels

Introduction

Telma est exploitée par Développement Ubi2 inc. (NEQ 1178746476). Cette page explique comment nous encadrons les renseignements personnels que nous détenons, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. Elle complète notre politique de confidentialité.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le président-directeur général de Telma est responsable de la protection des renseignements personnels. Il veille au respect de la loi et de cette politique, et approuve les décisions importantes sur les renseignements personnels.

Pour le joindre : privacy@telma.ca.

Deux rôles différents

• Pour nos clients et leurs utilisateurs (comptes, facturation, support), Telma est responsable des renseignements.
• Pour les personnes qui communiquent avec nos clients (appels, textos, messages vocaux, enregistrements), Telma agit comme prestataire de services de l'entreprise cliente. C'est cette entreprise qui décide de ce qu'elle recueille et qui répond aux demandes de ses correspondants ; nous l'aidons à le faire.

Rôles et responsabilités

• Le responsable de la protection des renseignements personnels approuve cette politique, les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la gestion des incidents.
• Les membres de l'équipe n'accèdent aux renseignements personnels que lorsque leurs tâches l'exigent ; chaque accès aux données d'un client est journalisé.
• Nos fournisseurs s'engagent par écrit à protéger les renseignements et à ne les utiliser que pour le service rendu.

Conservation et destruction

• Les renseignements sont conservés le temps nécessaire au service, puis détruits de façon sécuritaire.
• Les enregistrements d'appels, leurs transcriptions et leurs résumés suivent la durée de conservation choisie par l'entreprise cliente (30 jours par défaut), puis sont supprimés automatiquement.
• Un compte supprimé est conservé 10 jours, le temps de corriger une erreur, puis effacé.
• Les renseignements exigés par la loi, comme ceux de la facturation, sont conservés pour la durée qu'elle prévoit.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Nous évaluons les risques avant tout nouveau projet de système d'information touchant des renseignements personnels, et avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec. Par exemple, la transcription des appels enregistrés, une fonction optionnelle, est effectuée par OVHcloud en France ; elle a fait l'objet d'une évaluation, que nous remettons à l'entreprise cliente qui active la fonction.

Incidents de confidentialité

Nous avons une procédure pour réagir à tout accès, utilisation, communication ou perte non autorisés de renseignements personnels :

• nous agissons sans délai pour réduire le risque ;
• nous évaluons le risque de préjudice sérieux ;
• si ce risque existe, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées ; si les renseignements appartiennent à une entreprise cliente, nous la prévenons sans délai pour qu'elle puisse le faire ;
• nous inscrivons chaque incident dans un registre.

Plaintes et demandes

Pour exercer vos droits (accès, rectification, suppression, retrait du consentement) ou porter plainte sur la façon dont nous traitons vos renseignements :

1. Écrivez à privacy@telma.ca en décrivant votre demande. Nous pourrons vous demander de confirmer votre identité.
2. Nous accusons réception et répondons par écrit dans les 30 jours.
3. Si votre demande concerne les communications d'une entreprise cliente (un appel ou un texto échangé avec elle), nous vous dirigeons vers elle et l'aidons à vous répondre.
4. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Formation et sensibilisation

Les membres de l'équipe qui ont accès à des renseignements personnels sont informés de cette politique et de leurs obligations de confidentialité.

Révision

Cette politique est revue au moins une fois par an, ou lors d'un changement important : nouveau fournisseur, nouvelle fonction ou nouveau lieu de traitement.