Politique de confidentialité

Introduction

Telma (« nous », « notre », « nos ») est exploitée par Développement Ubi2 inc. et s'engage à protéger la vie privée de ses utilisateurs. Cette politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels lorsque vous utilisez notre plateforme de textos et d'appels pour entreprises.

Elle est complétée par notre page Gouvernance des renseignements personnels, qui décrit nos rôles et responsabilités, la conservation des renseignements, la gestion des incidents et le traitement des plaintes.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le président-directeur général de Telma est responsable de la protection des renseignements personnels. Pour le joindre : privacy@telma.ca.

Renseignements recueillis

Informations de compte

Lors de la création de votre compte, nous recueillons votre nom, adresse courriel, numéro de téléphone et informations sur votre entreprise.

Messages et appels

Nous traitons les textos (SMS et MMS) envoyés et reçus, ainsi que les appels passés et reçus par notre plateforme : numéros, date, durée, messages vocaux et, si votre organisation l'active, enregistrements d'appels. Ces renseignements sont conservés pour fournir notre service et vous permettre d'accéder à votre historique.

Données d'utilisation

Nous recueillons automatiquement des informations sur votre utilisation de notre plateforme, incluant les journaux d'accès, les fonctionnalités utilisées et les données de performance.

Nos clients et leurs correspondants

Pour les personnes qui communiquent avec nos clients (appels, textos, messages vocaux, enregistrements), Telma agit comme prestataire de services de l'entreprise cliente : elle traite ces renseignements pour le compte de cette entreprise, selon ses instructions. L'entreprise cliente est responsable de ces renseignements et répond aux demandes de ses correspondants ; nous l'aidons à le faire.

Utilisation de vos renseignements

Nous utilisons vos renseignements pour :

• Fournir, exploiter et maintenir notre plateforme de textos et d'appels
• Acheminer vos textos et vos appels
• Gérer votre compte et fournir le support client
• Améliorer nos services et développer de nouvelles fonctionnalités
• Vous envoyer des communications importantes liées au service
• Respecter nos obligations légales

Partage des renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous pouvons partager vos informations avec :

• Les fournisseurs de télécommunications nécessaires à l'acheminement des textos et des appels
• Notre fournisseur d'hébergement infonuagique, OVHcloud, qui stocke les données au Canada
• OVHcloud en France, seulement pour la transcription des appels enregistrés, si votre organisation active cette fonction optionnelle (voir ci-dessous)
• Les autorités légales lorsque requis par la loi
• Le fournisseur de l'assistant d'intelligence artificielle que vous choisissez d'autoriser, seulement si vous utilisez cette fonction optionnelle (voir ci-dessous)

Transcription et résumé des appels (fonction optionnelle)

Une fonction optionnelle, Telma IA, transcrit les appels enregistrés et en produit un résumé. Elle est désactivée par défaut : seule une organisation qui enregistre déjà ses appels peut l'activer.

Lorsqu'elle est activée :

• l'audio de l'appel enregistré, sans numéro ni nom, est envoyé à OVHcloud AI Endpoints, à Gravelines (France), pour la transcription ; le texte obtenu y est aussi envoyé pour le résumé ;
• OVHcloud traite ces données le temps de la requête, sans les conserver ni les utiliser pour entraîner des modèles ; ce transfert est encadré par une entente écrite et par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne ;
• la transcription et le résumé sont stockés au Canada et supprimés en même temps que l'enregistrement ;
• les appelants sont avisés que l'appel peut être enregistré et transcrit.

Ce transfert a fait l'objet d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, que nous remettons à l'organisation qui active la fonction.

Assistants d'intelligence artificielle (fonction optionnelle)

Une fonction optionnelle permet de brancher votre compte à un assistant d'intelligence artificielle de votre choix (par exemple Claude) au moyen du protocole MCP. Elle est désactivée par défaut : elle n'est offerte que si votre organisation l'active, et ne s'applique qu'aux utilisateurs qui autorisent eux-mêmes un assistant. Si vous ne l'utilisez pas, aucun renseignement n'est transmis à un tel fournisseur.

Lorsque vous autorisez un assistant :

• il consulte, à votre demande, les renseignements auxquels vous avez déjà accès (conversations, images reçues, historique d'appels, messages vocaux, résumés et transcriptions des appels, statistiques), dans les limites des permissions fixées par votre organisation ;
• si votre organisation le permet, il peut aussi agir à votre demande, avec vos propres droits : envoyer un texto (SMS ou MMS) après votre confirmation, fermer ou rouvrir une conversation, y ajouter une note, nommer un contact ou marquer une action comme faite ; les envois sont plafonnés par connexion ;
• les renseignements qu'il consulte sont transmis au fournisseur de cet assistant, qui peut les traiter à l'extérieur du Canada selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité ; ce transfert se fait à votre initiative et sous la responsabilité de votre organisation ;
• chaque accès est journalisé (fonction utilisée, date et usager, jamais le contenu échangé) ; ce journal est conservé tant que le compte de votre organisation existe ;
• vous pouvez retirer l'autorisation en tout temps depuis votre profil, et l'administrateur de votre organisation peut la retirer ou désactiver la fonction.

Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que votre compte est actif ou que nécessaire pour fournir nos services. Les enregistrements d'appels, leurs transcriptions et leurs résumés suivent la durée de conservation choisie par votre organisation, puis sont supprimés automatiquement. Vous pouvez demander la suppression de vos données en tout temps en nous contactant.

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de l'industrie pour protéger vos données, incluant le chiffrement en transit et au repos. Les données sont stockées sur des serveurs situés au Canada ; seule la transcription optionnelle décrite plus haut est traitée en France, le temps de la requête.

Vos droits

Conformément à la législation canadienne sur la protection de la vie privée (LPRPDE) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, vous avez le droit de :

• Accéder à vos renseignements personnels
• Corriger les informations inexactes
• Demander la suppression de vos données
• Retirer votre consentement
• Déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de la Commission d'accès à l'information du Québec

La marche à suivre est décrite dans notre page Gouvernance des renseignements personnels.

Témoins (cookies)

Nous utilisons des témoins essentiels au fonctionnement de notre plateforme, tels que la gestion de session et les préférences de langue. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires ou de suivi.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de tout changement important en publiant un avis sur notre plateforme ou par courriel.

Nous contacter

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de données, veuillez nous contacter à :

privacy@telma.ca | (514) 332-1234